Outlook – דוקטור תציל אותי – הגיע דואר

גם אם עבודתכם דורשת מענה רציף לדוא"ל הכללים וההמלצות הבאים נכונים גם עבורכם -

• לא לפתוח תיבות לחלוקת הדואר הנכנס לפי נושאים – בשום פנים ואופן לא !!! זו אחת העצות שנותנים בספרים לניהול זמן (והרי אי אפשר לנהל זמן…) וניהול משימות, טעות יסודית.
• דואר אלקטרוני איננו כלי לניהול משימות, לכן את המשימה הנגזרת מהדוא"ל יש לנהל באמצעות המערכת שעומדת לרשותכם במשרד לניהול משימות (גליון אקסל/ קובץ וורד למעקב משימות, למשל).
• איך מטפלים בהודעה נכנסת ?  אם לא קשור אליכם אז קוראים ומוחקים, אם קשור אליכם מגיבים ומוחקים (או שומרים בתיקייה ייעודית בנושא הרלוונטי – בשרת הקבצים שלכם).
• חוק המייל השלישי – שמעתם עליו?

 

החוק הזה מתייחס להתכתבות – התכתבות בנושא מסויים צריכה להסתיים לכל היותר לאחר שלושה סבבים (שאלה-תשובה). אם אתם לא מצליחים "לסגור עניינים" בשלב זה, הפתרון הטוב ביותר הוא לזמן פגישה עם כל המכותבים (לפחות) – מומלץ להשתמש בהתכתבות שיצרתם כמצע לדיון.

• איך עושים את זה? איך משתמשים במייל שקיבלת כבסיס לדיון? מתוך תיבת הדואר גרור את המייל אל היומן (בסרגל שנמצא בצד שמאל במסך), כאשר אתה מחזיק בלחצן הימני שבעכבר מרגע שהגעת לאזור היומן – שחרר העכבר.
  בחר באפשרות המתאימה (בדרך כלל מומלץ שהתוכן של המייל יופיע כטקסט בגוף הפגישה) ביותר.