Outlook – ניהול דיונים מחזוריים


מנהל פרוייקט יקר,

גם אם אין ברשותך מערכת לניהול משימות, עדיין יש לך את כל הכלים אשר יאפשרו לך לנהל מעקב אחר משימות מדיונים מחזוריים, באופן יעיל ואפקטיבי. כיצד?

הכל מתחיל ונגמר בתאום ציפיות בין המשתתפים בדיון.

כל דיון צריך להתחיל במצע לדיון אשר כולל גם את ההחלטות והמשימות אשר הצטברו מהדיונים הקודמים.

ראשית, צור באמצעות אקסל טבלה אשר תשמש לצורך תעוד המשימות וההחלטות אשר יגובשו במהלך סדרת הדיונים (המלצה לעמודות – תאריך דיון, נושא, תאור, אחראי, תאריך סיום, הערות, סטטוס).

שמור הקובץ בספרייה שיתופית במשרד, מומלץ כי שם הקובץ יעיד על נושא הדיון (המנע מרווחים, לשם כך השתמש במקף, למשל).

השאר את הקובץ פתוח, מיד נזדקק לו.

עבור לתוכנת Outlook וצור פגישה מחזורית, בנוסף לשמות המשתתפים, המועד ומקום הדיון הוסף גם קישור לקובץ האקסל שזה עתה יצרנו. כיצד? היכן?

חזור לקובץ האקסל ושים העכבר על גבי סרגל הכלים, לחץ על הלחצן הימני בעכבר ובחר אינטרנט.  כעת, תופיע לפניך כתובת הקובץ. העתק אותה (לחץ באזור הכתובת פעם אחת ואז כל השורה תושחר, כעת לחץ על צרוף המקשים Ctrl+C להעתקת הכתובת).

חזור ל Outlook ועבור לגוף הפגישה, לחץ על צרוף המקשים Ctrl+V להדבקת כתובת הקובץ.

שלח ההזמנה לפגישה למשתתפים.

כעת, כל פגישה תתחיל בסקירה של רשימת המשימות ועידכונן במידת הצורך (משתתפי הדיון יכולים להתכונן לדיון באמצעות סקירת הקובץ קודם לפגישה, וכל זאת מתוך ה Outlook).

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s