אקסל – איך יוצאים ממצב של שגיאה ‎#N/A

לעיתים (יש כאלו שיעידו שאפילו לעיתים קרובות מדי…) לאחר שמעתיקים רשימה/ טבלה לגיליון העבודה באקסל, לא ניתן לבצע חישובים על הנתונים ולמרות שהנוסחאות כתובות בצורה תקינה ומושלמת מתקבלת הודעת השגיאה המעצבנת #N/A. אז מה אפשר לעשות?
קודם כל לזכור שחישוב באקסל דורש שכל הערכים שמשתתפים בנוסחה יהיו מסוג מספרים, אחרת החישוב הוא בלתי אפשרי לביצוע.
אם זה לא יועיל זה בטח לא יזיק, ולכן זוהי הפעולה הראשונה שאני ממליצה לבצע לאחר שבדקתם את הנוסחה ומצאתם שהיא נכונה מבחינה תחבירית.

1. סמנו את העמודה המבוקשת.

2 . בתפריט נתונים בחרו באפשרות טקסט לעמודות

3. לחצו על לחצן סיום

אקסל – העתקתם טבלה לאקסל אך כל המידע מופיע בעמודה אחת ולא התפצל למספר עמודות ?

הפתרון הוא : הפרדת הטקסט למספר עמודות בעזרת הכלי שנקרא "טקסט לעמודות".

1. סמנו את טווח הנתונים אותו תרצו לערוך (להפריד לעמודות)

2. בתפריט נתונים בחרו באפשרות טקסט לעמודות

3. בחרו באפשרות מופרד ועברו לשלב הבא

4. כעת, בחרו באפשרות רווח

5. עברו לשלב הבא והאחרון :

א. חשוב מאוד – במידה ולא תציינו יעד חדש עבור העמודות החדשות, הנתונים המפוצלים יחליפו את הנתונים המקוריים.
ב. תבנית נתוני עמודה – בהתאם לסוג הנתונים, בדרך כלל אפשרות ברירת המחדל 'כללי' מספקת ולא צריך לשנותה.

מצגת זאת דורשת JavaScript.

אקסל – מספר ארוך מ 15 תווים מתאפס איך פותרים הבעיה?

כנסו לאקסל, והקלידו את המספר הבא  1234567890002500

כעת, החליפו את הסיפרה האחרונה בספרה 1 למשל.

מה קרה?

Office2007: מיקום קובץ

אני מעדיפה לשלוח במייל הפנימי במשרד לינקים לקבצים ולא לצרף הקבצים עצמם. כך תמיד ניגשים לקובץ הכי מעודכן.

הנה טיפ להעתקת מיקום הקובץ בצורה קלה להודעת הדואר :

ראשית – הטיפ הזה מתאים לכל יישום של OFFICE למשל -WORD , PowerPoint, EXCEL. (במקרה הזה הטיפ מוצג מתוך PowerPoint).

שנית – אין לקובץ מיקום, אלא אם כן שמרתם אותו. לכן, קודם כל לחצו על לחצן שמור  ובחרו שם ומיקום לקובץ.

 כעת, לחצו לעל לחצן Office (העיגול הגדול בפינה הימנית העליונה) ובחרו באפשרות הכן –> מאפיינים

בשורה המסומנת בכתום תוכלו לראות את מיקום הקובץ. לחיצה על תיבה זו תאפשר לכם להעתיק התוכן (לחצן ימני בעכבר –> העתק) לכל מיקום שתבחרו (למשל , הודעת דואר אלקטרוני)

Excel – איך יוצרים לוח שנה באקסל

בתשובה לשאלה שעלתה בבלוג –
"אני מבקש ליצור לעצמי לוח שנה במבנה קלאסי ופשוט (בלי עיצובים מיוחדים, תמונות נלוות וכו').
… יש צורך בלוח שנה שניתן להזין בו מלל חופשי, וכן ניתן לשמור בו היסטוריה (של חמישים שנה לפחות…)."

אפשר למצוא באתר של מיקרוסופט קבצים מוכנים מראש להרבה מאוד מטרות:

עבור לוח לשנת 2009 קיימת  תבנית בפורט של קובץ אקסל

אם רוצים רק את העיצוב של לוח השנה ללא התייחסות לשנה מסוימת, כלומר, טבלה ריקה – אז התבנית לוח שנה חודשי ריק תתאים

ישנה גם תבנית עבור לוח עד (אופקי)

 

בהצלחה סופר המלאי

Excel – הערות

לא כולם יודעים, אבל יש יותר מדרך אחת להוסיף הערות בגיליון אקסל :
1. הודעה מתפרצת כאשר עוברים עם העכבר על התא (לא חייבים ללחוץ/ להכנס לתא) – מיועד להסבר על עמודה בטבלה, או לספק הנחיות למילוי נתונים.

2. הודעה קבועה המופיעה כאשר לוחצים על התא – כדי לספק הוראות אודות סוג הנתונים שתרצה כי יוזנו בתא. אני מעדיפה את האפשרות הזו, בעיקר כאשר ההערה מכילה הנחיות, שרוצים לראות כאשר, למשל, מקלידים התשובה בתא.

From EXCEL

EXCEL – נוסחאות על תאריכים

ניתן לבצע פעולות חשבון גם על ערכים מסוג תאריך או שעה.

תאריכים-
נוסחה שלוקחת תאריך ומוסיפה לו מספר, תתן בתוצאה תאריך בעוד מספר ימים.
למשל – אם בתא A2 תקליד את התאריך 01/01/2009 ובתא A3 תקליד הנוסחה A2+7=
מה תהיה התוצאה?

Excel – שליפת נתונים מטבלה אחרת בעזרת Vlookup

הטריק הכי חשוב בהקשר לנוסחה זו – שימו לב – כאשר בוחרים את טווח הנתונים (Table array) יש לבחור אך ורק את הנתונים (ללא שורת הכותרת!!!!).

הנוסחה הזו בעצם עושה הצלבה בין ערך ידוע שנמצא בשורה מסויימת לבין ערך אחר שנמצא באותה השורה אך בעמודה אחרת. לכן קוראים לנוסחה Vlookup כי היא מחפשת ערכים באופן ורטיקאלי (אופקי). מדובר בפונקציית חיפוש ולא חישוב (יש אנשים החושבים שפונקציות באקסל מבצעות רק חישובים).

למה בכלל להשתמש בנוסחה זו? כי אתם לא רוצים לשנות/ לערוך את הטבלה המקורית, אלא רק לשלוף/ להציג ממנה נתונים.

בהמשך תמצאו קישור לסרטון הדרכה בעברית.

ראשית, מבנה הטבלאות צריך להיות בצורה הבאה (הקפידו על שלב זה, כיוון שהנוסחה מתבססת על עקרונות אלו):

Excel – איך מעבירים או מעתיקים הגיליון לחוברת עבודה אחרת

יש לך גיליון שאתה רוצה להעתיק אותו לחוברת עבודה אחרת, איך עושים את זה?

*  ראשית, יש לוודא כי שני הקבצים (שתי חוברות העבודה) פתוחים – גם הקובץ המקורי וגם קובץ היעד.

*  עבור לקובץ המקורי המכיל את אותו גיליון שתרצה להעתיק, מקם את העכבר על גבי לשונית הגיליון.

*  לחץ על הלחצן הימני בעכבר – בחר באפשרות העברה או עתקה …  בשלב זה תופיע לפניך תיבת דו-שיח.
             * בשדה הראשון (רשימה נפתחת) יופיעו כל שמות חוברות העבודה הפתוחות כרגע, בחר בחוברת העבודה הרלוונטית.
             * בשדה השני (לפני הגיליון:) בחר היכן למקם את הגיליון שתעתיק (אל תדאג, גם אם תתבלבל/ תתחרט תוכל לאחר מכן לשנות את בחירתך)
             * סמן את התיבה צור עותק (אם לא תסמן התיבה, הגיליון יועבר !!! ולא יועתק)

*  לסיום, לחץ על אישור.

כל הכבוד, סיימת להעתיק הגיליון.

כללי – צילום מסך ScreenShot (או תמונה שווה אלף מילים)

כשלא מוצאים את המילים המתאימות – הדרך הקלה והיעילה ביותר להסביר את עצמכם (לצוות התמיכה-למשל), היא באמצעות תמונה (הרי "תמונה שווה אלף מילים"). הנה השלבים כיצד ליצור צילום של המסך במחשב שלכם (או חלק ממנו).

עבור מערכת הפעלה מסוג Windows:
מצא את לחצן Print Screen (בדרך כלל יהיה עליו הכיתוב- Print screen וגם SysRq, או PrtScn)